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수원시 보고서 작성 매뉴얼 발행, 업무 효율 상승
일은 다 했는데 보고서 쓰려니 머리가 깨진다. 대부분 직장인들이 겪는 고민이다. 쉽게 보고서 쓰는 방법은 없을까.
수원시는 이런 고민을 시원하게 해결해주는 보고서 작성 매뉴얼 ‘뻔뻔(Fun-Fun)하게 보고서 쓰는 법을 책으로 발간해 직원들이 사용하고 있다고 6일 밝혔다.
보고서 작성법은 이슈를 해당 전문가 수준으로 깊이 이해하고 비전문가도 이해할 수 있도록 쉽게 써야한다’고 의사소통이 가능한 보고서를 대전제로 했다.
보고서 제목에 대해 ‘제목만 보고도 전체 내용을 알 수 있도록 포괄적으로 하되 가능한 20자 이내로 압축’하고 ‘수식어나 조사 등을 생략해 간결.명료하게 하라’고 설명해 언론사의 기사작성 매뉴얼을 방불케 하고 있다.
자주 쓰이는 참고 서식 예시 중 ‘보도자료 실전 10계명은 길이를 줄이고 문장은 단순화, 쉬운 문장을 쓰고 생소한 용어는 풀어 씀, 객관성과 정직성 지향, 수동형 표현 자제’ 등 핵심을 제대로 겨냥했다.
칭찬받는 보고서’로는 ‘내용의 정확성, 문장의 간결성, 이해의 수월성, 타이밍의 적절성’ 등을 갖춰야 한다며 ‘따로 불러 묻지 않고 전자결재가 가능한 것’을 잘된 것으로 꼽았다.
책에는 보고서 표준서식과 정책보고서, 상황보고서, 쪽지보고 등 6개 유형별 서식, 유형별 잘된 보고서 예시 등을 갖춰 참고토록 했다.
시는 문서작성 프로그램에 보고서 유형별 서식을 만들어 원하는 서식을 클릭하면 테두리, 제목상자, 머리말 등 영역이 구분된 포맷이 화면에 뜨도록 해 누구나 쉽게, 즐겁게, 일관되게 보고서를 쓸 수 있게 했다.
시가 직원 1천852명을 대상으로 보고서 작성 실태를 조사한 결과 보고서 1건 작성 소요 시간을 1일 13.2%, 2일 18.8%, 3일 21.1%, 4일 7.6%, 5일 18.4%, 6일 이상 20.9%로 답하는 등 보고서 작성에 상당한 어려움을 겪고 있는 것으로 나타났다.
시 관계자는 “뻔뻔한 보고서는 즐거운 보고서를 뜻하는 것”이라며 “보고서 작성 시간을 단축하고 보고서만으로 쉽게 소통할 수 있다면 업무 효율이 크게 오를 것”이라고 기대했다.
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뻔뻔(Fun-Fun)한 보고서로 행정을 재미있게
